Checkliste IDU-Dolmetschendeneinsatz für Einsatzstellen

I. Voraussetzungen
Nur registrierte Einsatzstellen dürfen IDU-Dolmetscherinnen und Dolmetscher einsetzen.
Bewerben Sie sich hier als Einsatzstelle: Internationaler Dolmetscherdienst - Bewerbung als Einsatzstelle.
Nach abgeschlossener Registrierung erhalten Sie den Zugang zur Liste mit den Kontaktdaten der Dolmetschenden und können sie direkt anfragen.
Teilen Sie uns Änderungen mit: Internationaler Dolmetscherdienst - Änderungsmitteilung: Daten zu/r Einsatzstelle
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II. Vor dem Termin

1. Prüfen, ob der IDU in Ihrem Fall tätig wird:
Ja - hier wird der IDU tätig:
- Beratungsgespräche
- Einrichtungen im Stadtgebiet Ulm: soziale und andere Institutionen, 
- Kindertageseinrichtungen, Schulen, Behörden, sozialer Dienst etc.

Nein - hier wird der IDU NICHT tätig
- keine Anfragen von Privatpersonen
- keine schriftlichen Übersetzungen
- keine Gespräche mit medizinischen oder juristischen Fragen
- keine Gespräche mit wesentlichen finanziellen/wirtschaftlichen Konsequenzen
- keine Gespräche außerhalb Ulms.

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2. Gewünschte Sprache klären!
Bitte klären Sie im Vorfeld die Muttersprache der Klientin bzw. des Klienten genau ab. Die Staatsangehörigkeit ist nicht immer identisch mit der Sprache der Klientin bzw. des Klienten. 
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3. Kontakt mit dem/der Dolmetscher*in aufnehmen
Wählen Sie eine/n Dolmetscher*in aus der Liste aus und nehmen Sie Kontakt zu ihr/ihm auf. Achten Sie auf einen passgenauen Einsatz: handelt es sich um ein Gespräch, bei dem eher eine Frau/ein Mann dolmetschen sollte? Gibt es sonstige Punkte zu beachten für einen gelungenen Einsatz, z.B. Barrierefreiheit, religiöse/kulturelle/individuelle Besonderheiten?

Planen Sie ausreichend Vorlauf ein für die Terminvereinbarung, i.d.R. mind. 1 Woche. Die Dolmetschenden sind Ehrenamtliche und haben nicht immer Zeit.

Wenden Sie sich bitte an die Kontaktstelle IDU, falls die Kontaktaufnahme nach mehrmaligem Versuch nicht möglich ist oder falls sich Kontaktdaten geändert haben. 
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4. Vorgespräch mit dem/der Dolmetscher*in führen
Während der telefonischen Kontaktaufnahme findet ein Vorgespräch statt. Das Vorgespräch ist wichtig, damit der/die Dolmetscher*in sich auf den Termin vorbereiten kann. Dabei werden folgende Einzelheiten geklärt:

Wann - Wo - Wie lange ist der Einsatz?
Bitte den konkreten Treffpunkt genau angeben, damit der/die Dolmetschende nicht unnötig suchen muss, also: Stockwerk, Zimmernummer etc.. Bei Einsätzen in Privatwohnungen einen Treffpunkt vor dem Haus vereinbaren und zusammen reingehen. Wichtig: Die Einsätze dürfen nur im Stadtgebiet Ulm stattfinden. Ggfs. auf Barrierefreiheit achten.

Für welchen Anlass benötigen Sie den/die Dolmetscher*in?

Wie ist der Name der Klientin bzw. des Klienten?
Wichtig: Dolmetscher*in und Klient*in sollten sich persönlich nicht kennen oder miteinander verwandt sein. Alle IDU-Dolmetscher*innen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ggfs. zu Beginn des Termins schriftlich das Einverständnis des Klienten/der Klientin mit dem Dolmetschendeneinsatz einholen.
Welche weiteren Personen nehmen am Beratungsgespräch teil?

Was ist sonst zu beachten?
z.B.: Konfliktgespräch, Gesprächs-Setting bei mehr als drei Beteiligten, Einsatz in einer Privatwohnung, Folgetermin mit Dolmetschendenwechsel etc.
Schriftlich bestätigen
Wir empfehlen, den Termin dem/der Dolmetschenden schriftlich zu bestätigen mit folgenden Angaben: Zeit, konkreter Ort, Ansprechpartnerin und telefonischer Kontakt der Einsatzstelle.
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5. Abrechnungsbogen vorbereiten

Füllen Sie bitte für jeden Einsatz das Abrechnungsformular aus: Internationaler Dolmetscherdienst - Abrechnung Einsatz bei der Stadt Ulm 
Da Sie am Ende des Termins die Unterschrift des/der Dolmetschenden benötigen, bitte schon vor dem Termin vorbereiten.
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III. Beim Termin

Für eine optimale Gesprächsführung und Verständigung:
- nach 2-3 kurzen Sätzen wird gedolmetscht
- Einfache Sprache
- Fachausdrücke selber erklären/umschreiben
- Blickkontakt mit dem Klienten/der Klientin halten
- Alles Gesprochene wird gedolmetscht

Hilfreiche Tipps für Einsatzstellen finden Sie hier: IDU: IDU Tipps für Einsatzstellen (0,17 MB, pdf)
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IV. Am Ende des Termins/Nachgespräch

Abrechnungsformular ausfüllen und online einreichen
Bitte füllen Sie für jeden Einsatz das Formular aus: Internationaler Dolmetscherdienst - Abrechnung Einsatz bei der Stadt Ulm 
Nach dem Einreichen erhalten Dolmetschende, sowie Auftragsgebende automatisch eine Kopie per Email. Die Email-Adresse von dem*der Dolmetscher*in finden Sie in der Dolmetscherliste. 
Bitte max. 2 Wochen nach dem Einsatz.

Die Kontaktstelle IDU überweist die Aufwandsentschädigung auf Grundlage der Abrechnungen  an die Dolmetschenden. Daher benötigen wir für alle Einsätze den Abrechnungsbogen!
Werden Abrechnungsbögen wiederholt zu spät an die Kontaktstelle IDU geschickt und die Abrechnung dadurch verzögert, kann der Zugang zur IDU-Dolmetschendenliste entzogen werden.

Abgerechnet wird anteilig jeweils die angefangene halbe Stunde.
Bsp.:    Gespräch 10.00 - 10.20 Uhr - Abrechnung 30 min =  7,50 €
            Gespräch 10.00 - 10.40 Uhr - Abrechnung 60 min = 15,00 €
            Gespräch 10.00 - 11.15 Uhr - Abrechnung 90 min = 22,50 €

Der Termin wird pauschal mit 7,50 € (= 30 Min.) vergütet, wenn der/die Dolmetscher*in anwesend ist, der/die Klient*in aber nicht kommt. Fahrtkosten werden nicht erstattet.
Für städtische Einsatzstellen, (alle) Schulen und (alle) Kindertagesstätten werden die Kosten von der Geschäftsstelle IDU der Stadt Ulm übernommen. Nicht-städtischen Einrichtungen wird der Einsatz mit 15 Euro/ 60 Min turnusmäßig in Rechnung gestellt.

Nachgespräch mit Dolmetscher*in
- Wie lief das Gespräch? Feedback und konstruktive Kritik
- Wie war die Verständigung?
- Evtl. Fragen zum kulturellen oder regionalen Hintergrund klären
- Bei belastenden Gesprächen: Befinden des/der Dolmetschenden, ggfs. Emotionen und Belastungen abbauen, entlasten

Rückmeldungen zum Dolmetschendeneinsatz
Damit wir den IDU-Dolmetscherdienst stetig verbessern und optimieren können, freuen wir uns über Ihre Rückmeldungen und Anregungen per Mail an dolmetscher@ulm.de